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제목:  [제91호] Monthly Letter 제 92호_The Good, the Bad : Tips for Making Video Calls Better

Monthly Letter 92 . 24 July 2020

화상 통화 개선을 위한 팁

COVID-19 위기 이후, 조직은 갑자기 많은 사람들이 직장에 모이는 것을 막아야했고, 사무실 공간에 맹렬히 매달린 많은 회사들이 밤새 완전히 원격 작업 모델을 신속하게 구현해야 했습니다. 전염병 전 영국 인구의 170 만 명만이 원격으로 일했습니다. 현재 2 천만 명이 넘는 사람들이 원격으로 일하고 있으며, 회사가 WFH 관행에 대한 모든 사전 사고를 테스트하도록 강요하고 있습니다.

집에서 일할 수 있는 사람들은 완전히 새로운 어휘, 새로운 기술, 그리고 새로운 비디오 커뮤니케이션 기술을 배워야 했습니다. Zoom, Skype, Teams Meet과 같은 용어는 명사와 동사로써 일상적인 비즈니스 대화의 일부가 되었습니다.

브루킹스 연구소 (Brookings Institute)의 최근 보고서에 따르면 사업 운영을 유지하기 위해 고용주가 원격 작업 모델을 채택해야하는 것은 이번이 처음이 아닙니다. 이 보고서는 9/11 테러 공격과 같은 사건과 위협이 완화 될 때까지 얼마나 많은 조직이 대규모 원격 통신을 실험했는지에 대해 다루었습니다. 영구적인 전환이 아니더라도, 많은 조직은 비즈니스 연속성 계획의 일환으로 가정용 업무 프로토콜이 마련되어야 한다는 사실을 깨달았습니다.

사실 재택근무의 역사는 수십 년 전으로 거슬러 올라갑니다. 1970년대 초, 석유 금수 조치와 통근 교통 정체와 함께 깨끗한 공기에 초점을 맞추면서 재택근무를 주목을 받게 되었습니다.

이제 좀 더 정교한 기술로, 집에서 일할 수 있는 능력은 극적으로 발전했습니다. 화상 회의를 통해 조직은 생산성 손실을 방지하고 직원 건강을 보호하면서 직원이 관계를 유지하고 구축할 수 있도록 지원함으로써 완전히 원격 작업장으로 원활하게 전환할 수 있는 중요한 툴로 부상했습니다.

팬데믹의 여파가 몇 달, 심지어 몇 년 동안 지속되면서, 값비싼 기업 부동산 보유를 포기하는 것을 수반할 수 있는 영구적인 원격 근무 인프라 구축에 더욱 중점을 두고 있습니다. 만약 가정에서 일하는 것이 많은 사람들의 미래라면, 우리는 점점 더 우리의 직장 생활의 일부가 될 화상 회의와 같은 연결성과 생산성 도구에 대해 비판적인 시선을 던지기 시작해야 합니다.

비디오 회의 혁명은 좋은 기회뿐만 아니라 몇 가지 중요한 과제를 제시합니다. 장점과 단점을 살펴보겠습니다.

[
장점]
화상 회의를 통해 가정에서 작업하는 동안 조직으로부터 고립되거나 단절된 느낌을 완화시킬 수 있습니다. 사무실 환경의 구조화된 환경에서 성공하여 에너지를 얻고, 직접 대면하는 사회적 상호 작용으로 재충전되는 사람들에게는 이해할 수 있는 상실감이 있었습니다. 화상 회의는 동료들과 필요한 연락처를 제공합니다.

점점 더 많은 사람들이 화상 회의가 직접 만나는 것보다 더 생산적일 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 지울 수 있는 마커나 플립차트 용지를 더 이상 검색하지 않고 프로젝터나 모니터를 설치하는 데 더 이상 시간을 낭비하지 않으며 회의실을 이중으로 예약할 필요도 없습니다. 화상 회의를 통해 원활한 문서 또는 컴퓨터 데스크톱 공유가 가능하며, 구성원이 프로젝트에서 실시간으로 협업할 수 있습니다.

재택근무를 하는 많은 사람들은 사무실 산만함이 줄어들고 생산성이 증가한다고 보고합니다. 실제로 Flexjobs가 실시한 설문 조사에 따르면, 직원의 7%만이 사무실에서 가장 생산적이라고 답했습니다. 조용하고 중단이 없는 전용 작업 공간을 찾는 것이 핵심입니다.

이제 관리자들은 직원 생산성을 측정하는 방식을 "출력" 또는 생산되는 항목과 사무실에서 소비되는 시간의 차이를 비교하면서 바꾸고 있습니다.

[
단점]
우리는 이 비디오 미팅이 완전한 비디오 상호작용이 필요 없는 대화나 상호작용에 과도하게 사용될 수 있다는 점을 우려해야 합니다. 이러한 미팅 중 너무 많은 미팅이 예정되어 있거나 온라인에 접속할 필요가 없는 너무 많은 사람들이 비디오 컨퍼런스에 참여하게 되면, 생산성 저하를 초래하거나 심지어 생산성 저하를 초래할 수 있는 잠재력이 있습니다.

화상 통화는 또한 전화 회의 통화에 익숙했던 사람들에게 새로운 습관을 들이도록 요구합니다. 예전 전화 회의 때는, 우리들 대부분이 이메일을 계속 타이핑하거나, 컴퓨터로 비디오를 보거나, 심지어 식사까지 하는 것이 드문 일이 아니었습니다. 비디오 연결을 사용하면 이러한 많은 것들이 상당한 산만함과 좌절의 원인이 될 수 있습니다.

생산적인 화상 통화를 보장하기 위해 우리 모두가 할 수 있는 몇 가지 간단한 일이 있습니다.

[
직원을 위한 팁]
비디오 카메라를 켭니다. 회의 중에 다른 사람들이 당신을 볼 수 있도록 하세요. 이것은 모든 사람이 몰입하고 집중하도록 돕습니다.
방해가 될 수 있는 탭과 앱을 연결하고 닫을 수 있는 조용한 장소를 찾습니다. 산만함을 줄이는 것이 중요합니다.
너무 격식을 차리지 마세요. 예를 들어, 카메라 앞에 있는 동안에는 먹는 것을 피하세요. 커피나 물 한 잔은 허용되지만, 샌드위치를 먹는 것은 불필요한 산만함이 될 수 있습니다.
비디오 회의 솔루션에 대한 전체 테스트를 실행하여 제때에 미팅에 서명하고 컴퓨터의 카메라(각도 포함)와 마이크를 촬영할 수 없습니다.
마이크가 내장된 소음 방지 헤드폰을 사용하는 것이 좋습니다. 홈 오피스에서 발생하는 부수적 소음을 줄이고 미팅에 참가한 모든 사용자에게 더 나은 환경을 제공할 것입니다.

[
관리자를 위한 팁]
관리자의 첫 번째 팁은 개별 참가자와 동일합니다. 팀원 모두가 카메라를 착용했는지 확인하십시오. 이는 회의 중에  팀을 볼 수 있기 때문에 얻을 수 있는 것이 많습니다. 여러분은 얼굴 표정과 같이 중요한 정보를 전달하는 비언어적이고 시각적인 신호를 포착할 수 있을 것입니다.
회의 의제와 목적을 완전히 통제해야 합니다. 만약 여러분이 왜 모든 사람들을 함께 불렀는지에 대한 집중력과 명확성이 없다면, 여러분은 사람들이 다른 일이나 비작업 활동으로 표류하는 것을 발견할지도 모릅니다. 여러 개의 창이 열려 있을 수 있는 컴퓨터 화면을 응시하고 있다는 사실을 기억하십시오.
사람들이 개인적인 기준으로 서로 연결하고 교류할 수 있도록 시간을 좀 내 보세요. 비즈니스 미팅은 칵테일 파티가 아니므로 사교 모임의 양을 조절해야 합니다. 하지만 여러분의 많은 사람들에게, 이것이 외부 세계와 접촉하는 유일한 주요 원천이 될 수 있다는 것을 기억하세요.
관계를 강화하기 위해 팀원 개개인과 예정된 일대일 화상 통화를 고려해보세요. 풍토 이전 시기에는 다른 행사들이 그들을 추월하면서 일대일 미팅이 예정되었다가 취소되는 경우가 종종 있습니다. 약속을 유지하여 각 팀원과 직접 연결하고 이를 코칭 또는 멘토링의 기회로 활용합니다.

팬데믹은 노동 세계를 여러 가지 심오한 방식으로 바꾸어 놓았습니다. 그리고 이러한 변화들 중 일부는 영구적일 수 있습니다. 우리가 언제 사무실 환경으로 돌아가는지 알 때까지, 새로운 환경을 수용하고 비디오 커뮤니케이션의 예술에 전문가가 되는 것은 우리에게 유익합니다.

The Good, the Bad : Tips for Making Video Calls Better

In the wake of the COVID-19 crisis, organisations have had a sudden need to keep large numbers of people from gathering in workplaces, forcing many companies, who clung fiercely to physical office space, to quickly implement a fully remote working model—overnight. Pre-pandemic, just 1.7 million of the UK workforce worked remotely half of the time or more. Now, it is estimated that over 20 million people are working remotely, forcing companies to test all prior thinking on WFH practices.

Those who can work from home have had to learn an entirely new lexicon, new technology and new video communication skills. Terms like Zoom, Skype, Teams and Meet have become part of our daily business conversations as both nouns and verbs.

A recent report from The Brookings Institute noted that this is not the first time employers have been forced to adopt a remote work model to keep business operations running. The report touched on events like the 9/11 terrorist attacks, and how many organisations experimented with wide scale telework until it was clear the threat had been alleviated. Even if it was not a permanent shift, many organisations realised that they needed to have work-from-home protocols in place as part of business continuity plans.

The history of telecommuting, in fact, extends back decades. In the early 1970s, a focus on clean air, coupled with the oil embargo and commuter gridlock, pushed telecommuting into the spotlight. But adoption sputtered.

Now, with more sophisticated technology, the ability to work from home has evolved dramatically. Video conferencing has emerged as a critical tool that has allowed organisations to smoothly transition to fully remote workplaces—avoiding lost productivity and protecting employee health, while helping employees maintain and build relationships.

With the fallout of the pandemic to linger for months, even years, there is even greater emphasis on building permanent remote work infrastructure that may involve the abandoning of expensive corporate real estate holdings. If working from home is the future of work for many people, then we should start casting a critical eye toward the connectivity and productivity tools like video conferencing that will increasingly become a part of our working lives. Especially now, as many organisations are wondering if they will be able to get their employees to return to the office.

The video conference revolution presents great opportunities but also some important challenges. Let’s look at the good, the bad and the awkward:

The Good

Video conferencing can help alleviate the feeling that we’re isolated from, or cut off from, our organisations while we’re working at home. For those who thrive in the structured environment of an office setting and derive energy and are recharged by face-to-face social interactions, there was an understandable feeling of loss. Video conferencing provides needed contact with co-workers.

Increasingly, we see that video conferencing can be as productive, or even more productive, than in-person meetings. No more searching for the erasable markers or flip chart papers, no more wasting time setting up projectors or monitors, no double booking of conference rooms. Even with its well-documented bugs and glitches, video conferencing allows seamless document or computer desktop sharing, and lets members work collaboratively on a project in real-time.

Many individuals who work from home report fewer office distractions and increased productivity. In fact, a survey conducted by Flexjobs found that only 7% of workers say they are most productive in an office. The key is to find a dedicated space to work that is quiet and free of interruptions.

Now, managers are shifting the way they measure employee productivity, looking at “output” or what is being produced versus how much time is spent in an office.

The Bad

We should be concerned that—as a shiny, new technology toy—the video meeting may be overused for conversations or interactions that may not require a full-blown video interaction. If too many of these meetings are scheduled, or too many people who don’t need to be online are drawn into a video conference, it has the potential to slow down or even erode productivity.

Video calls also require people who were used to telephone conference calls to adopt new habits. In the old conference call days, it was not unusual for most of us to continue typing emails, watch videos on our computers or even eat a meal. With a video connection, many of those things can become significant distractions and a source of frustration.

Tips for employees
• Turn your video camera on. Let people see you during the meeting. This helps to keep everyone engaged and focused.
• Find a quiet place to connect and close tabs and apps that might be distracting. It’s important to reduce distractions.
• Try not to be too informal. For example, avoid eating while you’re on camera. A cup of coffee or water is acceptable, but eating a sandwich can be a needless distraction.
• Run a full test of the video conferencing solution so that you can properly sign into a meeting on time, and trouble shoot your computer’s camera (including the angle) and microphone.
• Consider using noise-cancelling headphones with a built-in microphone. They’ll cut down on collateral noise from your home office and create a better experience for everyone in the meeting.

Tips for managers
• The first tip for managers is the same as it is for individual participants: make sure everyone on your team has their camera on. Vanity aside, there is much to be gained by being able to see your team during a meeting. You’ll be able to pick up on non-verbal, visual cues, like facial expressions, that convey important information.
• Make sure you are fully in control of the agenda and purpose of the meeting. If you don’t have focus and clarity around why you’ve called everyone together, you may find people drifting towards other work or non-work activities. Remember, they are staring into a computer screen that could have multiple windows open.
• Take a bit of time to let people connect and interact on a personal basis. A business meeting is not a cocktail party, so you need to control the amount of socialising. But remember as well that for many of your people, this could be the only major source of contact with the outside world.
• Consider scheduled one-on-one video calls with individual team members to strengthen relationships. In the pre-pandemic days, one-on-one meetings are often scheduled and then cancelled as other events overtake them. Keep your appointments to connect directly to each member of your team and use it as an opportunity for coaching or mentoring.
The pandemic has changed the world of work in many profound ways. And some of these changes may be permanent. Until we know when we’re all returning to an office setting, it benefits us to embrace the new environment and become experts in the fine art of video communication.

 



[제91호] Monthly Letter 제 92호_The Good, the Bad : Tips for Making Video Calls Better

Monthly Letter 92 . 24 July 2020

화상 통화 개선을 위한 팁

COVID-19 위기 이후, 조직은 갑자기 많은 사람들이 직장에 모이는 것을 막아야했고, 사무실 공간에 맹렬히 매달린 많은 회사들이 밤새 완전히 원격 작업 모델을 신속하게 구현해야 했습니다. 전염병 전 영국 인구의 170 만 명만이 원격으로 일했습니다. 현재 2 천만 명이 넘는 사람들이 원격으로 일하고 있으며, 회사가 WFH 관행에 대한 모든 사전 사고를 테스트하도록 강요하고 있습니다.

집에서 일할 수 있는 사람들은 완전히 새로운 어휘, 새로운 기술, 그리고 새로운 비디오 커뮤니케이션 기술을 배워야 했습니다. Zoom, Skype, Teams Meet과 같은 용어는 명사와 동사로써 일상적인 비즈니스 대화의 일부가 되었습니다.

브루킹스 연구소 (Brookings Institute)의 최근 보고서에 따르면 사업 운영을 유지하기 위해 고용주가 원격 작업 모델을 채택해야하는 것은 이번이 처음이 아닙니다. 이 보고서는 9/11 테러 공격과 같은 사건과 위협이 완화 될 때까지 얼마나 많은 조직이 대규모 원격 통신을 실험했는지에 대해 다루었습니다. 영구적인 전환이 아니더라도, 많은 조직은 비즈니스 연속성 계획의 일환으로 가정용 업무 프로토콜이 마련되어야 한다는 사실을 깨달았습니다.

사실 재택근무의 역사는 수십 년 전으로 거슬러 올라갑니다. 1970년대 초, 석유 금수 조치와 통근 교통 정체와 함께 깨끗한 공기에 초점을 맞추면서 재택근무를 주목을 받게 되었습니다.

이제 좀 더 정교한 기술로, 집에서 일할 수 있는 능력은 극적으로 발전했습니다. 화상 회의를 통해 조직은 생산성 손실을 방지하고 직원 건강을 보호하면서 직원이 관계를 유지하고 구축할 수 있도록 지원함으로써 완전히 원격 작업장으로 원활하게 전환할 수 있는 중요한 툴로 부상했습니다.

팬데믹의 여파가 몇 달, 심지어 몇 년 동안 지속되면서, 값비싼 기업 부동산 보유를 포기하는 것을 수반할 수 있는 영구적인 원격 근무 인프라 구축에 더욱 중점을 두고 있습니다. 만약 가정에서 일하는 것이 많은 사람들의 미래라면, 우리는 점점 더 우리의 직장 생활의 일부가 될 화상 회의와 같은 연결성과 생산성 도구에 대해 비판적인 시선을 던지기 시작해야 합니다.

비디오 회의 혁명은 좋은 기회뿐만 아니라 몇 가지 중요한 과제를 제시합니다. 장점과 단점을 살펴보겠습니다.

[
장점]
화상 회의를 통해 가정에서 작업하는 동안 조직으로부터 고립되거나 단절된 느낌을 완화시킬 수 있습니다. 사무실 환경의 구조화된 환경에서 성공하여 에너지를 얻고, 직접 대면하는 사회적 상호 작용으로 재충전되는 사람들에게는 이해할 수 있는 상실감이 있었습니다. 화상 회의는 동료들과 필요한 연락처를 제공합니다.

점점 더 많은 사람들이 화상 회의가 직접 만나는 것보다 더 생산적일 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 지울 수 있는 마커나 플립차트 용지를 더 이상 검색하지 않고 프로젝터나 모니터를 설치하는 데 더 이상 시간을 낭비하지 않으며 회의실을 이중으로 예약할 필요도 없습니다. 화상 회의를 통해 원활한 문서 또는 컴퓨터 데스크톱 공유가 가능하며, 구성원이 프로젝트에서 실시간으로 협업할 수 있습니다.

재택근무를 하는 많은 사람들은 사무실 산만함이 줄어들고 생산성이 증가한다고 보고합니다. 실제로 Flexjobs가 실시한 설문 조사에 따르면, 직원의 7%만이 사무실에서 가장 생산적이라고 답했습니다. 조용하고 중단이 없는 전용 작업 공간을 찾는 것이 핵심입니다.

이제 관리자들은 직원 생산성을 측정하는 방식을 "출력" 또는 생산되는 항목과 사무실에서 소비되는 시간의 차이를 비교하면서 바꾸고 있습니다.

[
단점]
우리는 이 비디오 미팅이 완전한 비디오 상호작용이 필요 없는 대화나 상호작용에 과도하게 사용될 수 있다는 점을 우려해야 합니다. 이러한 미팅 중 너무 많은 미팅이 예정되어 있거나 온라인에 접속할 필요가 없는 너무 많은 사람들이 비디오 컨퍼런스에 참여하게 되면, 생산성 저하를 초래하거나 심지어 생산성 저하를 초래할 수 있는 잠재력이 있습니다.

화상 통화는 또한 전화 회의 통화에 익숙했던 사람들에게 새로운 습관을 들이도록 요구합니다. 예전 전화 회의 때는, 우리들 대부분이 이메일을 계속 타이핑하거나, 컴퓨터로 비디오를 보거나, 심지어 식사까지 하는 것이 드문 일이 아니었습니다. 비디오 연결을 사용하면 이러한 많은 것들이 상당한 산만함과 좌절의 원인이 될 수 있습니다.

생산적인 화상 통화를 보장하기 위해 우리 모두가 할 수 있는 몇 가지 간단한 일이 있습니다.

[
직원을 위한 팁]
비디오 카메라를 켭니다. 회의 중에 다른 사람들이 당신을 볼 수 있도록 하세요. 이것은 모든 사람이 몰입하고 집중하도록 돕습니다.
방해가 될 수 있는 탭과 앱을 연결하고 닫을 수 있는 조용한 장소를 찾습니다. 산만함을 줄이는 것이 중요합니다.
너무 격식을 차리지 마세요. 예를 들어, 카메라 앞에 있는 동안에는 먹는 것을 피하세요. 커피나 물 한 잔은 허용되지만, 샌드위치를 먹는 것은 불필요한 산만함이 될 수 있습니다.
비디오 회의 솔루션에 대한 전체 테스트를 실행하여 제때에 미팅에 서명하고 컴퓨터의 카메라(각도 포함)와 마이크를 촬영할 수 없습니다.
마이크가 내장된 소음 방지 헤드폰을 사용하는 것이 좋습니다. 홈 오피스에서 발생하는 부수적 소음을 줄이고 미팅에 참가한 모든 사용자에게 더 나은 환경을 제공할 것입니다.

[
관리자를 위한 팁]
관리자의 첫 번째 팁은 개별 참가자와 동일합니다. 팀원 모두가 카메라를 착용했는지 확인하십시오. 이는 회의 중에  팀을 볼 수 있기 때문에 얻을 수 있는 것이 많습니다. 여러분은 얼굴 표정과 같이 중요한 정보를 전달하는 비언어적이고 시각적인 신호를 포착할 수 있을 것입니다.
회의 의제와 목적을 완전히 통제해야 합니다. 만약 여러분이 왜 모든 사람들을 함께 불렀는지에 대한 집중력과 명확성이 없다면, 여러분은 사람들이 다른 일이나 비작업 활동으로 표류하는 것을 발견할지도 모릅니다. 여러 개의 창이 열려 있을 수 있는 컴퓨터 화면을 응시하고 있다는 사실을 기억하십시오.
사람들이 개인적인 기준으로 서로 연결하고 교류할 수 있도록 시간을 좀 내 보세요. 비즈니스 미팅은 칵테일 파티가 아니므로 사교 모임의 양을 조절해야 합니다. 하지만 여러분의 많은 사람들에게, 이것이 외부 세계와 접촉하는 유일한 주요 원천이 될 수 있다는 것을 기억하세요.
관계를 강화하기 위해 팀원 개개인과 예정된 일대일 화상 통화를 고려해보세요. 풍토 이전 시기에는 다른 행사들이 그들을 추월하면서 일대일 미팅이 예정되었다가 취소되는 경우가 종종 있습니다. 약속을 유지하여 각 팀원과 직접 연결하고 이를 코칭 또는 멘토링의 기회로 활용합니다.

팬데믹은 노동 세계를 여러 가지 심오한 방식으로 바꾸어 놓았습니다. 그리고 이러한 변화들 중 일부는 영구적일 수 있습니다. 우리가 언제 사무실 환경으로 돌아가는지 알 때까지, 새로운 환경을 수용하고 비디오 커뮤니케이션의 예술에 전문가가 되는 것은 우리에게 유익합니다.

The Good, the Bad : Tips for Making Video Calls Better

In the wake of the COVID-19 crisis, organisations have had a sudden need to keep large numbers of people from gathering in workplaces, forcing many companies, who clung fiercely to physical office space, to quickly implement a fully remote working model—overnight. Pre-pandemic, just 1.7 million of the UK workforce worked remotely half of the time or more. Now, it is estimated that over 20 million people are working remotely, forcing companies to test all prior thinking on WFH practices.

Those who can work from home have had to learn an entirely new lexicon, new technology and new video communication skills. Terms like Zoom, Skype, Teams and Meet have become part of our daily business conversations as both nouns and verbs.

A recent report from The Brookings Institute noted that this is not the first time employers have been forced to adopt a remote work model to keep business operations running. The report touched on events like the 9/11 terrorist attacks, and how many organisations experimented with wide scale telework until it was clear the threat had been alleviated. Even if it was not a permanent shift, many organisations realised that they needed to have work-from-home protocols in place as part of business continuity plans.

The history of telecommuting, in fact, extends back decades. In the early 1970s, a focus on clean air, coupled with the oil embargo and commuter gridlock, pushed telecommuting into the spotlight. But adoption sputtered.

Now, with more sophisticated technology, the ability to work from home has evolved dramatically. Video conferencing has emerged as a critical tool that has allowed organisations to smoothly transition to fully remote workplaces—avoiding lost productivity and protecting employee health, while helping employees maintain and build relationships.

With the fallout of the pandemic to linger for months, even years, there is even greater emphasis on building permanent remote work infrastructure that may involve the abandoning of expensive corporate real estate holdings. If working from home is the future of work for many people, then we should start casting a critical eye toward the connectivity and productivity tools like video conferencing that will increasingly become a part of our working lives. Especially now, as many organisations are wondering if they will be able to get their employees to return to the office.

The video conference revolution presents great opportunities but also some important challenges. Let’s look at the good, the bad and the awkward:

The Good

Video conferencing can help alleviate the feeling that we’re isolated from, or cut off from, our organisations while we’re working at home. For those who thrive in the structured environment of an office setting and derive energy and are recharged by face-to-face social interactions, there was an understandable feeling of loss. Video conferencing provides needed contact with co-workers.

Increasingly, we see that video conferencing can be as productive, or even more productive, than in-person meetings. No more searching for the erasable markers or flip chart papers, no more wasting time setting up projectors or monitors, no double booking of conference rooms. Even with its well-documented bugs and glitches, video conferencing allows seamless document or computer desktop sharing, and lets members work collaboratively on a project in real-time.

Many individuals who work from home report fewer office distractions and increased productivity. In fact, a survey conducted by Flexjobs found that only 7% of workers say they are most productive in an office. The key is to find a dedicated space to work that is quiet and free of interruptions.

Now, managers are shifting the way they measure employee productivity, looking at “output” or what is being produced versus how much time is spent in an office.

The Bad

We should be concerned that—as a shiny, new technology toy—the video meeting may be overused for conversations or interactions that may not require a full-blown video interaction. If too many of these meetings are scheduled, or too many people who don’t need to be online are drawn into a video conference, it has the potential to slow down or even erode productivity.

Video calls also require people who were used to telephone conference calls to adopt new habits. In the old conference call days, it was not unusual for most of us to continue typing emails, watch videos on our computers or even eat a meal. With a video connection, many of those things can become significant distractions and a source of frustration.

Tips for employees
• Turn your video camera on. Let people see you during the meeting. This helps to keep everyone engaged and focused.
• Find a quiet place to connect and close tabs and apps that might be distracting. It’s important to reduce distractions.
• Try not to be too informal. For example, avoid eating while you’re on camera. A cup of coffee or water is acceptable, but eating a sandwich can be a needless distraction.
• Run a full test of the video conferencing solution so that you can properly sign into a meeting on time, and trouble shoot your computer’s camera (including the angle) and microphone.
• Consider using noise-cancelling headphones with a built-in microphone. They’ll cut down on collateral noise from your home office and create a better experience for everyone in the meeting.

Tips for managers
• The first tip for managers is the same as it is for individual participants: make sure everyone on your team has their camera on. Vanity aside, there is much to be gained by being able to see your team during a meeting. You’ll be able to pick up on non-verbal, visual cues, like facial expressions, that convey important information.
• Make sure you are fully in control of the agenda and purpose of the meeting. If you don’t have focus and clarity around why you’ve called everyone together, you may find people drifting towards other work or non-work activities. Remember, they are staring into a computer screen that could have multiple windows open.
• Take a bit of time to let people connect and interact on a personal basis. A business meeting is not a cocktail party, so you need to control the amount of socialising. But remember as well that for many of your people, this could be the only major source of contact with the outside world.
• Consider scheduled one-on-one video calls with individual team members to strengthen relationships. In the pre-pandemic days, one-on-one meetings are often scheduled and then cancelled as other events overtake them. Keep your appointments to connect directly to each member of your team and use it as an opportunity for coaching or mentoring.
The pandemic has changed the world of work in many profound ways. And some of these changes may be permanent. Until we know when we’re all returning to an office setting, it benefits us to embrace the new environment and become experts in the fine art of video communication.

 

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